Selección previa a la contratación: Nuestra guía para el éxito

Las normas sobre cumplimiento difieren en cada empresa, pero hay algunos pasos introductorios básicos que todo el mundo debería dar. Hay muchos términos utilizados para describir las políticas de cumplimiento y las comprobaciones que deben realizar los posibles profesionales, entre ellos:

• Investigación de antecedentes completa
• Verificación
• Proceso de selección previa al empleo (PES)

En este resumen, hablaremos de los aspectos básicos que debes esperar cuando busques subcontratar a un socio de contratación.

Por dónde empezar: Selección previa a la contratación

Cuando externalices tu contratación, tu proveedor debe trabajar contigo para determinar tus requisitos actuales de cumplimiento y selección. En esta fase, tu proveedor de contratación te asesorará sobre cualquier obligación o requisito legal. Asegúrate de que tu proveedor te recomiende las mejores prácticas y mejoras de los procesos que puedas necesitar.

Define un proceso de contratación a medida para tu empresa

Muchas empresas pueden adoptar un enfoque general del cumplimiento de la normativa para todas las funciones y ubicaciones de su organización. Esto puede dar lugar a un proceso de incorporación costoso y prolongado, cuando no siempre es necesario o está legalmente permitido.

Comprobación de antecedentes laborales

En Estados Unidos, por ejemplo, no puedes verificar el derecho al trabajo de un solicitante hasta después de haberle hecho una oferta. En la mayoría de las demás regiones, esta comprobación se realizaría mucho antes en el proceso.

También tienes que tener en cuenta las leyes de protección de datos al realizar las comprobaciones, ya que esto también difiere según la región. En Alemania, no es posible fotocopiar ni conservar una copia de la prueba de elegibilidad de un candidato.

En el Reino Unido, es un requisito legal ver el documento original del derecho al trabajo, certificarlo y conservar una copia en el expediente. Sin embargo, en Polonia no es obligatorio ver los documentos de derecho al trabajo.

Realizar comprobaciones de referencias

El proceso de obtención de referencias laborales también puede variar según la región. En Alemania, los solicitantes suelen recibir una carta de referencia de su anterior empresa, por lo que no es necesario realizar comprobaciones adicionales. Los empresarios pueden pedir referencias, pero para ello necesitan el consentimiento explícito del solicitante.

Tramitación de documentos de registro

Los documentos de inscripción también pueden variar según la región. En Singapur, Hong Kong y China pedimos a los candidatos:

• Declarar que se inscriben en Hays por voluntad propia.
• Reconocer esta declaración en el formulario de inscripción, dando así su conformidad para trabajar con Hays.
• Proporciona información veraz y correcta.

Tu proveedor de subcontratación puede configurar sus sistemas de gestión de proveedores (VMS) para identificar todos los requisitos en la fase de solicitud. Puede ser por ubicación, familia profesional, cargo/grado o incluso por código de coste o responsable de contratación. Por ejemplo, una recepcionista puede no necesitar el mismo nivel de comprobaciones que un analista financiero.

Dentro de tu VMS, tus equipos deben tener visibilidad para comprobar que un candidato cumple todos los requisitos.

Control previo a la contratación y el cumplimiento de las normas 

El cumplimiento no consiste sólo en comprobaciones iniciales. El cumplimiento es un proceso continuo para garantizar que los visados son válidos y que todas las cualificaciones, afiliaciones o certificaciones están al día.

Haz que el cumplimiento forme parte del proceso

Uno de los elementos más importantes del proceso de contratación es gestionar las expectativas por adelantado. Tanto el cliente como el candidato deben saber qué esperar y cuánto durará el proceso.

Para ayudar a clientes y candidatos, hemos elaborado unos flujos de procesos muy sencillos. Compartir estos documentos ayuda a gestionar las expectativas sobre los plazos. También ayuda a poner de relieve cualquier retraso que se produzca, como referencias negativas o comprobaciones fallidas de antecedentes penales.

Al elaborar estos flujos de procesos, te ayudamos a ahorrar tiempo y a gestionar eficazmente las caídas en el proceso de selección.

Considera los bloqueos para tu proceso de selección

Encontrar al mejor candidato para un trabajo, sólo para descubrir que no cumple los requisitos legales y de conformidad, puede ser frustrante.

La autoeliminación es útil en el momento de la solicitud y la selección. Por eso en Hays nos aseguramos de educar a los candidatos sobre los requisitos. Educando a los candidatos nos aseguramos de que todos tengan la mejor experiencia posible y no pierdan su valioso tiempo. Sólo mostramos los CV a los responsables de contratación y entrevistamos a los candidatos si estamos seguros de que superarán las comprobaciones de conformidad e historial laboral.

Si tu empresa quiere mitigar el riesgo, considera la posibilidad de externalizar tu mano de obra eventual. Habla con tu proveedor de externalización sobre la implantación de los procesos y la tecnología adecuados. Así podrás registrar, controlar e informar sobre los requisitos de cumplimiento legales y específicos de la empresa.