Cinco pasos para una incorporación efectiva: cómo hacerlo bien

Los programas de onboarding suelen pasarse por alto. Tras un proceso de selección intensivo, parece que los problemas han terminado. Pero lograr una incorporación adecuada es esencial. Comenzar un nuevo trabajo con buen pie es importante tanto para el empleado como para la empresa.

En este blog, exploraremos por qué el onboarding es importante, los pasos clave para llevarlo a cabo y las mejores prácticas para hacerlo correctamente.

¿Qué es el onboarding?

El onboarding y la formación suelen agruparse, pero son procesos complementarios y distintos dentro de la gestión de recursos humanos.

Las “inducciones” suelen realizarse el primer día de trabajo. Las sesiones de formación profesional se centran en aspectos específicos del puesto. En cambio, el onboarding busca integrar al nuevo empleado en la organización de forma más amplia.

Los programas de onboarding son procesos holísticos y de duración determinada que proporcionan conocimientos, recursos y apoyo. El objetivo es convertir a los nuevos empleados en profesionales productivos y comprometidos, alineados con la cultura y los objetivos de la empresa.

El onboarding comienza en el momento en que se hace una oferta de trabajo. Incluye pasos como:

• Gestión de la renuncia con el empleador anterior
• Verificaciones de cumplimiento y crédito
• Firma del contrato
• Acuerdo sobre la fecha de inicio
• Integración en la empresa

¿Por qué es importante el onboarding?

El informe “State of Resourcing” de Hays encuestó a 150 empresas irlandesas de sectores como servicios financieros, tecnología, construcción y ciencias de la vida. Uno de los temas clave fue la creciente importancia del onboarding como herramienta de retención.

Un buen proceso de onboarding mejora directamente la retención. Ayuda a que los nuevos empleados se sientan preparados, bienvenidos y valorados, lo que reduce la rotación y mejora la productividad.

El 95% de los encuestados consideró el onboarding como “importante” o “muy importante”. Sin embargo, solo el 72% se sintió realmente eficaz en esta área. Esta diferencia destaca la necesidad de perfeccionar el proceso de incorporación para fomentar la satisfacción a largo plazo.

Cómo hacer bien el onboarding

Los programas más completos suelen durar hasta el final del período de prueba, que puede ser de 90 días, seis meses o incluso un año. El onboarding debe extenderse más allá del primer día, involucrando a múltiples departamentos.

¿Quién debe participar en el onboarding?

El onboarding requiere colaboración entre:

• RRHH
• Nóminas
• Finanzas
• Gobernanza
• Formación
• IT
• Gestión de instalaciones
• Seguridad
• Compras
• Salud y seguridad
• Operaciones
• Managers directos

Paso 1: Preboarding

La incorporación comienza incluso antes del primer día. Esta etapa es clave para definir una estrategia de onboarding efectiva.

La comunicación puede preparar al nuevo empleado para lo que le espera. Ayúdalo a entender cómo prepararse para su nuevo rol, responde sus preguntas y gestiona la documentación necesaria para facilitar la transición.

Paso 2: Inducción estructurada

Organiza una inducción estructurada el primer día. Presenta a los nuevos empleados al equipo, las políticas de la empresa y los recursos esenciales.

Recuerda: las inducciones no tienen que limitarse al primer día. Algunas organizaciones aplican la política de realizar “inducciones ligeras” de forma rutinaria, lo que ayuda a cubrir posibles vacíos para quienes se incorporan antes o después de las sesiones mensuales regulares.

Paso 3: Formación específica por rol

Personaliza la formación según el puesto y el departamento para que los nuevos empleados se sientan seguros en sus tareas. Asegúrate de que reciban la información y las habilidades más relevantes para tener éxito. Este enfoque de onboarding aumentará la capacidad de tu equipo para hacer contribuciones significativas.

Paso 4: Seguimiento regular

Establece un sistema de retroalimentación regular durante el período de prueba. Esto ayudará a que los nuevos empleados se sientan apoyados y permitirá a los managers abordar cualquier inquietud desde el principio.

Dado que el onboarding suele extenderse a lo largo del período de prueba, los departamentos de RRHH y los managers directos deben mantenerse disponibles. Las revisiones periódicas deben realizarse hasta, e incluso después, de la reunión de evaluación del período de prueba.

Paso 5: Integración cultural

Asegúrate de que tu proceso de onboarding refleje la cultura y los valores de la empresa. De este modo, ayudarás a los nuevos empleados a conectar con la misión general. 

La integración cultural también es clave cuando un nuevo empleado proviene de otro país. Muchas organizaciones ofrecen información detallada sobre aspectos prácticos de trabajar en un nuevo entorno. Para los nuevos talentos internacionales, crea un recurso útil que incluya temas como: cómo solicitar el número de identificación fiscal (PPS), abrir una cuenta bancaria y encontrar alojamiento.

La profundidad y el alcance del onboarding dependerán del perfil del nuevo empleado. Las incorporaciones senior suelen tener un conocimiento detallado del sector, por lo que requieren menos sesiones. En cambio, los recién graduados o quienes cambian de industria o país necesitarán más apoyo.

Cómo maximizar el potencial de tu plan de onboarding

Involucra a los nuevos empleados

Reserva tiempo en tu agenda para los nuevos ingresos y anima a tu equipo a hacer lo mismo. Esto garantizará que los nuevos empleados se sientan bien acompañados durante sus primeras semanas. Sentirse perdido, inseguro o “fuera de lugar” puede ser una experiencia desmotivadora.

Asegura recursos adecuados

Invierte en herramientas administrativas y tecnología que permitan al equipo de RRHH centrarse en tareas estratégicas. El equipo de RRHH es clave en el onboarding y necesita tiempo y recursos suficientes para supervisar el proceso de principio a fin. Sin este apoyo, existe el riesgo de descuidar a los nuevos empleados.

Asigna responsables

El onboarding puede ser un proceso complejo que involucra a varios departamentos. Por eso, es fundamental asignar la responsabilidad a una persona senior dentro de la organización. Esta persona debe tener la autoridad necesaria para liberar recursos y coordinar equipos. Solo así se puede ofrecer una experiencia de incorporación completa y positiva.

Siguiendo estos pasos, ayudarás a que los nuevos empleados comiencen con buen pie. Asigna roles y responsabilidades claras para agilizar el proceso. Y recuerda: el onboarding es mucho más que leer el manual del empleado. 

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