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COSAS QUE NADIE TE CUENTA
EN TU PRIMER TRABAJO DE OFICINA

¡Felicidades, vas a empezar en tu primer trabajo de oficina! Puede que hayas tenido otros trabajos antes, pero este es muy diferente a todos los demás. Este trabajo es el primer capítulo de tu vida profesional, y debes aprender todo lo que puedas de esta experiencia. El único problema, es que es un nuevo territorio, y no sabes bien qué esperar de él.

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Artículo extraído de Viewpoint.

Quizá tengas una ligera idea de lo que te vas a encontrar. Gente bien vestida corriendo arriba y debajo de reunión en reunión, hablando por teléfono gestionando temas. Puede que te encuentres con estos clichés en algún momento, pero también tienes que tener en cuenta detalles con los que te encontrarás cada día, y te ayudarán a adaptarte a la vida de oficina.

1. Usa las reuniones para construir una imagen profesional

Las reuniones son una buena oportunidad para darte a conocer entre tus compañeros. Además las reuniones pueden ayudarte a establecer y construir tu marca profesional y reputación, mostrando tu trabajo y tu compromiso con la organización. Por lo tanto te dejamos unos consejos:

-Gestiona tu agenda y prepárate para cada reunión.

-Si te piden hablar en la reunión o dar tu punto de vista, tu manager querrá revisar tu discurso de antemano. Así que ten esto en cuenta cuando fijes fechas límite.

-Controla tu lenguaje corporal. Siéntate recto, mantén el contacto visual con la persona con la que hablas y asiente y sonríe para que vean que estás atento.

-No te lleves tu móvil personal a las reuniones, y evita usarlo en el trabajo, aunque otras personas lo hagan. 

2. Necesitas amigos en el trabajo

Los amigos en el espacio de trabajo son importantes en muchas organizaciones. La esperanza de vida ha aumentado, por lo tanto se estima que pasaremos más tiempo de nuestra vida en el trabajo, y ese tiempo debe de ser lo más ameno posible. De acuerdo con un estudio de LinkedIn, un 46% de los profesionales creen que tener amigos en el trabajo favorece unos niveles de felicidad más altos.

Así que, ¿cómo puedes hacer amigos en tu nuevo puesto?

-Recuerda el nombre de la gente. Es más complicado de lo que parece cuando estás en una empresa con muchos empleados. Cuando te presenten a alguien, repite su nombre cuando digas hola. Una vez vuelvas a tu mesa, dibuja un mapa y escribe quién se sienta en cada sitio.

-Mantén la mente abierta y habla con todo el mundo de la oficina, no solo con tu departamento.

-Aprovecha las oportunidades para socializar, los eventos de la empresa, en la cocina mientras comas, o en el ascensor. Un simple: “Hola, ¿cómo te va el día?” es suficiente.

3. Necesitarás trabajar duro para mantenerte activo

Se estima que un trabajador puede estar sentado durante 12 horas al día. Esta estadística quizá se asemeja un poco a tu vida de estudiante, cuando pasabas horas atendiendo a clase, pero aún estirabas las piernas entre clase y clase. En una oficina, si no tienes cuidado, corres el riesgo de permanecer sentado durante más de ocho horas.

Estar demasiado tiempo sentado, puede tener un impacto negativo en tu salud mental y física. Así que, como este es tu primer trabajo de oficina, haz un esfuerzo por mantenerte activo en el trabajo.  Levántate cada media hora, usa tus pausas de comer para irte a pasear, apuntate a un gimnasio cercano y usa las escaleras en vez del ascensor para evitar la vida sedentaria.

4. Hay unas reglas no escritas para tus emails

Se estima que cada día, un trabajador de oficina puede recibir 121 mails y enviar 40,  pero nadie te enseña las cosas básicas qué hacer y qué no hacer para enviar y recibir mails, por ejemplo:

Qué hacer:

- Customizate el mail con la letra y tamaños predeterminados y añade la firma de la compañía.

- Organiza tus carpetas por nombres y proyectos, de esta manera podrás acceder a lo que te pidan de manera rápida y fácil.

- Cuando contestes a cadenas de correos, asegúrate de responder al más actual.

- Revisa los errores que pueda tener el correo, gramática y ortografía, y asegúrate de mandárselo a la persona correcta.

- Revisa el tono del mensaje y piensa cómo lo leerá la otra persona en voz alta. Añade “por favor” o “espero que estés bien” para suavizar los mensajes.

- Copia a tu manager en los mails hasta  que te diga que no hace falta que lo pongas más. 

Qué no hacer:

-Tardar mucho en responder a la gente. Una encuesta reveló que el 70% de la gente espera tener respuesta de sus mails en aproximadamente cuatro horas. Si el mail es urgente, o es de alguien senior, contesta lo antes posible.

-“Responder a todos” en un mail con muchos destinatarios que no están involucrados en el tema. Es mejor enviar un mail personalizado a la persona a la que te quieres dirigir.

-Copiar y pegar el mismo mail sin cambiar los detalles variables, como nombre, puesto, empresa y fechas.

-Olvidarte de presentarte cuando no has hablado con el destinatario antes.

-Marcar un mail de “alta importancia” cuando para la otra persona no tiene tanta.

-Olvidar de adjuntar archivos.

-Reenviar a alguien un correo confidencial o una cadena de correos.

5. La comunicación verbal es esencial

El CEO de Hays, Alistair Cox, habla sobre la importancia de la comunicación verbal en un blog reciente remarcando que: “después de que una persona acabe de hablar, la otra responde en menos de 200 milisegundos, comparado con los correos electrónicos o mensajes de Whatsapp, que pueden quedarse en el olvido y nunca llegar a leerse.”

Mientras un email, o un mensaje instantáneo son formas cómodas de comunicarse, si necesitas una respuesta rápida, es más fácil que vayas a hablar con la persona directamente, que empezar a escribir cadenas de mails eternas. Si decides hablar por teléfono, ten en cuenta que:

-Cuando hagas una llamada, di quién eres cuando la otra persona responda.

-Cuando recibas una llamada externa, responde de manera profesional. Normalmente un “Hola, hablas con *tu nombre*.”

Recuerda que nadie espera que lo sepas todo, así que no tengas miedo de cometer errores o de preguntar cuando tengas dudas. Estoy seguro que si te mantienes positivo y con la mente abierta, aprenderás muchísimo en el camino.